Payment Policy

Last updated: December 29, 2025

This payment policy describes how Aromagic (“we”, “us”, “our”) accepts, processes, secures, verifies, and manages payments via aromagicsamples
. Our goal is to provide customers with a transparent, secure, and reliable payment experience – fully compliant with EU consumer law and the requirements of the Google Merchant Center.

1. Accepted payment methods

We accept the following secure and widely used payment methods:

Visa
Mastercard
Maestro
American Express
UnionPay
Klarna
Bancontact
EPS
Apple Pay
Shop Pay
PayPal
Google Pay

The availability of individual payment methods may vary depending on:

  • Customer location

  • Device or browser compatibility

  • Restrictions imposed by payment providers

Only the payment methods displayed at checkout are available for an order.

2. Payment currency

All product prices, shipping costs, taxes and total amounts are displayed and billed exclusively in euros (€) .

Payment in other currencies is not supported.

If your bank or card issuer uses a different currency, additional charges may apply, such as:

  • Currency conversion fees

  • International money transfer or foreign currency fees

These fees are set exclusively by your payment provider and are outside our control.

3. Price transparency & final amount

We place great importance on complete price transparency:

  • Product prices are clearly displayed on the product pages.

  • Shipping costs are calculated and displayed at checkout.

  • Applicable VAT is included in the final price unless otherwise stated.

  • The total amount to be paid will be confirmed before payment authorization.

There are no hidden fees, subsequent surcharges or undisclosed costs .

4. Payment authorization, debiting & order validation

The payment process follows a clear and secure procedure:

  • Payments are authorized and debited directly at checkout.

  • An order is only considered complete after successful payment authorization.

  • If payment fails, the order will neither be processed nor shipped.

  • In certain cases (e.g., high order values ​​or transactions marked by payment providers), additional verification may be required.

  • This may include identity, payment, or address verifications.

  • After successful payment and verification, an order confirmation will be automatically sent via email.

Wir behalten uns das Recht vor, Bestellungen zu stornieren oder zurückzuhalten, wenn eine Zahlungsprüfung nicht erfolgreich abgeschlossen werden kann.

5. Zahlungssicherheit & Datenschutz

Die Sicherheit von Zahlungen und der Schutz personenbezogener Daten haben für uns höchste Priorität.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen umfassen:

  • Vollständig SSL-verschlüsselte Checkout-Umgebung

  • Einsatz von PCI-DSS-konformen Zahlungsdienstleistern

  • Keine Speicherung vollständiger Kreditkartennummern, CVV-Codes oder sensibler Zahlungsdaten

  • Nutzung sicherer Tokenisierungstechnologien durch Zahlungsanbieter

Alle Zahlungsinformationen werden direkt von zertifizierten Zahlungsdienstleistern verarbeitet. Aromagic hat keinen Zugriff auf sensible Zahlungsdaten und speichert diese nicht.

6. Mehrwertsteuer, Steuern & rechtliche Konformität

Wir handeln gemäß den geltenden EU-Steuervorschriften:

  • Alle Preise sind inklusive Mehrwertsteuer, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben

  • Die Mehrwertsteuer wird gemäß EU-Mehrwertsteuervorschriften berechnet

  • Der anwendbare Steuersatz kann je nach Lieferland variieren

  • Innerhalb der EU fallen in der Regel keine Zoll- oder Einfuhrabgaben an

  • Für jede abgeschlossene Bestellung wird automatisch eine MWSt.-konforme elektronische Rechnung erstellt

USt-IdNr.: DE458806416

Kunden sollten Rechnungen sorgfältig prüfen und uns bei Korrekturbedarf kontaktieren.

7. Ratenzahlungen, aufgeschobene Zahlungen & „Buy Now, Pay Later“

Sofern Raten- oder aufgeschobene Zahlungsoptionen (z. B. Klarna) im Checkout verfügbar sind, gilt:

  • Diese Optionen werden ausschließlich vom jeweiligen Zahlungsanbieter angeboten und verwaltet

  • Genehmigungen unterliegen dessen eigener Bonitäts- und Risikoprüfung

  • Aromagic hat keinen Einfluss auf Genehmigungen, Zahlungspläne, Zinsen oder Bedingungen

  • Kunden sind für die Einhaltung der Rückzahlungsbedingungen verantwortlich

Streitigkeiten zu Ratenzahlungen sind direkt mit dem Zahlungsanbieter zu klären.

8. Fehlgeschlagene, abgelehnte oder unterbrochene Zahlungen

Zahlungen können aus verschiedenen Gründen fehlschlagen, u. a.:

  • Unvollständige oder fehlerhafte Zahlungsdaten

  • Unzureichende Deckung oder Kreditlimit

  • Einschränkungen durch Bank oder Kartenanbieter

  • Sicherheits- oder Betrugsprüfungen

  • Technische oder Netzwerkfehler

Bei fehlgeschlagener Zahlung:

  • Wird die Bestellung nicht bestätigt

  • Werden keine Produkte reserviert oder versendet

  • Kann eine andere Zahlungsmethode verwendet werden

Wiederholte Fehlversuche können aus Sicherheitsgründen zu temporären Einschränkungen führen.

9. Zahlungsbestätigung & Belege

Nach erfolgreicher Zahlung erhalten Kunden:

  • Eine automatische Bestellbestätigungs-E-Mail

  • Details zur Zahlung und Transaktion

  • Eine digitale Quittung sowie eine MWSt.-konforme Rechnung

Es liegt in der Verantwortung des Kunden, eine korrekte E-Mail-Adresse anzugeben.

10. Refunds & Payment Reversals

  • Refunds are only issued after an approved return or confirmed cancellation.

  • The refund will be issued via the original payment method used.

  • Processing time: up to 10 working days (Monday–Friday)

  • Banks or payment providers may require additional time to credit the account.

11. Chargebacks & Payment Disputes

We recommend contacting us before initiating a chargeback:

  • Chargebacks delay processing.

  • Unnecessary disputes can lead to account restrictions.

  • We fully cooperate with payment providers in investigations.

A chargeback without prior contact may affect future purchasing rights.

12. Fraud Prevention & Risk Management

To prevent fraud:

  • Orders can be checked

  • Additional verifications may be requested.

  • Suspicious orders may be held, canceled, or refunded.

  • We reserve the right to refuse service in cases of confirmed fraud.

13. Restrictions on payment methods

To clarify:

  • Cash on delivery (COD) is not accepted.

  • Bank transfers and checks are not accepted.

  • Some payment methods are regionally restricted.

  • Available options are always displayed at checkout.

14. Customer Obligations

Customers are responsible for:

  • Correct billing and payment data

  • Use of authorized payment methods

  • Ensuring adequate coverage

  • Careful review of the order details before completion

Incorrect information may lead to delays or cancellations.

15. Our responsibility

Aromagic commits to:

  • Secure payment processing via PCI-DSS-compliant providers

  • Transparent pricing and tax information

  • Prompt payment confirmation

  • Issuance of valid invoices and receipts

  • Support with payment-related inquiries

16. Payment errors & technical problems

In rare cases, the following may occur:

  • Double debits

  • Incorrect amounts

  • Technical checkout problems

Procedure for customers:
Please contact us immediately at support@aromagicsamples.com or by phone. Verified errors will be corrected quickly.

17. Third-party payment providers

All payments are processed through external payment providers, whose own privacy policies and terms of service apply.
Aromagic has no control over their internal processes. Disputes should be reported to both the payment provider and Aromagic.

18. Company Information

Company name: Aromagic
VAT ID
No .: DE458806416-00001
Address: Ollenhauerstr. 5, 81737 Munich, Germany
Email: support@aromagicsamples.com
Phone: +49 160 6316267
Business hours: 9:00 AM – 5:00 PM (Monday–Friday), CET (Berlin)

19th update to the payment policy

This payment policy may be updated periodically.
Changes take effect upon publication.
Customers are advised to review this policy regularly.